Der Benutzer bezogene Email - Autoresponder, kann von den Anwendern selbst im Browser verwaltet werden.
Hinweis:
Eine Verwendung des Autoresponders ist nur möglich, wenn IPEX selbst als lokaler POP3 oder IMAP - Server eingesetzt wird. Bei einer Weiterleitung der Emails per SMTP an einen anderen Emailserver, der die Postfächer dann verwaltet, ist ein Einsatz nicht möglich.
Aktivierung des Benutzer bezogenen Email – Autoresponders durch den Anwender:
Benutzer meldet sich im Browser am IPEX – Portal an. https://[ipex-ip]/ipex/ (<-- der „/“ am Ende der URL ist wichtig!) z.B. https://192.168.51.2/ipex/
Anmeldung mit den POP3 – Zugangsdaten (Benutzername und Passwort) des Benutzers.
Nach erfolgreicher Anmeldung kann der Autoresponder aktiviert werden:
Autoresponder aktiv Ja / Nein
Über diesen Punkt kann der Autoresponder aktiviert / deaktiviert werden. Evtl. Einstellungen (Text, Datum) gehen dabei nicht verloren, sondern können bei erneuter Aktivierung wiederverwendet werden.
Startdatum (optional)
Optional kann ein Datum hinterlegt werden, ab wann der Autoresponder aktiv ist. Wird dieses Feld leer gelassen, aktiviert sich der Autoresponder ab sofort. Die Eingabe des Datums muss im Format dd.MM.YYYY erfolgen. Also z.B. 01.07.2007.
Enddatum (optional)
Bei Eingabe eines Enddatums deaktiviert sich der Autoresponder automatisch einen Tag vor erreichen dieses Datums. Wenn das Feld leer gelassen wird, ist der Autoresponder auf unbestimmte Zeit aktiv, bis er händisch im IPEX – Userportal durch den Benutzer deaktiviert wird.
Text
Antworttext, den der Absender automatisch auf seine Email erhält.
Um Mailschleifen zu vermeiden sind folgende Vorsichtsmaßnahmen getroffen:
Keine Antwort auf Nachrichten aus folgenden Kategorien: (Prinzipbedingt funktioniert dies nur dann, wenn sich das Absendersystem an gewisse Standards hält, die eine Erkennung des Emailtyps erlauben.)
Autoresponder
Mailinglisten
Newsletter
Fehleremails
Postmasteremails
(Erkannte) Spamemails
Pro Stunde wird je Absender maximal eine Benachrichtigung gesendet.
Es erfolgt nur eine Antwort, wenn der Empfänger im „An“ oder „Cc“ Feld der Emails zu finden ist. Die Email – Adresse muss eine der Emailadressen sein, die im IPEX – Admin – Tool dem jeweiligen Benutzer zugeordnet ist.
Der Autoresponder kennzeichnet seine Emails selbst als Autoresponder – Nachricht, damit im Regelfall auf diese selbst nicht wieder eine automatische Antwort erfolgt.
Trotz aller Vorsichtsmaßnahmen, kann nie 100% ausgeschlossen werden, dass durch einen Autoresponder eine Mailschleife oder andere technische Probleme auftreten können.
Generell sollten Sie auch überlegen, ob Sie ihre Kunden oder Wettbewerber über ihre "Nichterreichbarkeit" informieren möchten, oder ob sie nicht intern über Stellvertreter und Weiterleitungen den Service für ihre Kunden besser gestalten sollten.
Im Folgenden eine kurze Übersicht möglicher Risiken und Probleme, die trotz aller Vorsichtsmaßnahmen auftreten können:
Schlechter "Workflow"
Eigentlich ist jede solche Meldung eine Abwälzung auf ihren Kunden. Er muss was tun, weil Sie ihm ja gesagt haben, dass Sie nicht erreichbar sind. Das ist nicht gerade freundlich für eine Dienstleistungsfirma. Denken Sie eher darüber nach, intern eine Eskalation oder Weiterleitung zu entwickeln oder besser noch entsprechende Funktionspostfächer zu verwenden. Warum sollte ein Kunde eine Person anschreiben, wenn er eigentlich den Vertrieb oder Support erreichen möchte?
Datenschutz
Auf den ersten Blick wird der gute Absender freundlich darüber informiert, dass der Empfänger nicht da ist. Wie steht es aber damit, dass nun jeder weiß, wann der Mitarbeiter wieder zurück kommt. Möchten Sie wirklich diese Information an jeden geben ?. In vielen Meldungen finde ich auch Hinweise auf interne Server, S tellvertreter und ganze Rufnummernlisten. Darüber freut sich jeder Vertrieb und Wettbewerber, wenn interne Strukturen einer Firma so einfach offen gelegt werden. Und der Headhunter weiß auch, wen er noch anrufen kann.
Private Sicherheit
Sie achten in der Regel nicht darauf zu bestimmen, an wen Sie einen solchen Hinweis senden. Sie können es auch gar nicht steuern, wer diese Mails erhält. Wenn Sie noch schreiben, wo Sie sind, dann kann ich mir als fremde Person überlegen, wann ich mir ihre Wohnung genauer anschauen.
Schleifen
Es besteht die Gefahr von Schleifen, wenn eine Nachricht weitergeleitet wird und die Gegenseite ebenso antwortet (z.B. Quittungen) und Exchange nicht erkennen kann, dass es keine "echte" Nachricht, sondern nur eine Statusinformation ist. Klassischer Fall: Sie senden eine Nachricht an ein Postfach bei T-Online, welches aber schon zu 2 MByte gefüllt ist. T-Online sendet ihnen nun eine "neue" Nachricht, mit den Informationen. Exchange wird diese Mail sofort wieder an.... den Rest können Sie sich denken.
Unzustellbar und Spam
Sie erhalten sicher auch unerwünschte Mails. Hier gibt es gleich zwei Probleme. Der Spammer kann die Rückantwort verwerten und damit seine Adressbestände aktuell halten. Meist gewinnt er sogar neue Adressen, nämlich die ihrer Kollegen. Andererseits wird der Spammer vielleicht andere Adressen als Absender verwenden. Dann werden Sie selbst quasi zum Spammer, oder ihr Mailserver versucht die Mails mehrfach zu senden bis er es irgendwann aufgibt. Aber auch so kann man Queues im schlimmsten Fall lahm legen.
Newsletter
Wenn Sie sich in Newsletter eingeschrieben haben, dann können Sie ermessen, wie es mir beim Versand einer Rundmail geht: Auf ca. 5-10% aller Mails bekomme ich eine Rückmeldung. Andere Firmen lehnen diese Antworten ab, oder löschen diese. Es ist auf jeden Fall zusätzliches Verkehrsaufkommen beim Versender.
Mailinglisten
Analog gibt es Mailinglisten, bei denen Sie sich einschreiben können. Sie erhalten eine Kopie jeder Mail, die jemand anderes an die Liste sendet. Und nun sollen Sie sich vorstellen, wenn jede Mail an sie mit einer neuen "Abwesenheit" beantwortet wird. Selbst wenn es nur eine Mail ist wird eine Mailingliste durch die Menge an Teilnehmern auch belastet.