IPEX Emailarchiv

IPEX - Emailarchivierung ist eine komplette Softwaresuite zur Archivierung und Recherche aller Unternehmensemails.

Die Installation erfolgt entweder auf dedizierter Hardware, oder über die Virtualisierungssoftware auf einem vorhandenen Serversystem.

Warum überhaupt Email - Archivierung?

Es gibt verschiedene Gründe, warum Sie sich mit dem Thema Emailarchivierung befassen sollten:

Seit Januar 2002 müssen laut den gesetzlichen Vorschriften der GDPdU (Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) Emails bis zu 10 Jahre lang archiviert werden:

• Emails, die für die Besteuerung des Unternehmens relevant sind.
• Emails, die dem Begriff des Handelsbriefs entsprechen. Dies ist dann der Fall, wenn sie eine Vorbereitung, eine Durchführung, einen Abschluss oder die Rückgängigmachung eines Handelsgeschäfts betreffen.

IPEX – Emailarchivierung archiviert alle Emails, die Sie von außerhalb empfangen oder nach extern versenden. Ihre Mitarbeiter müssen sich keine Gedanken darüber machen, auf welche Emails die Kriterien der Archivierung zutreffen oder nicht. Es besteht keine Gefahr, dass geschäftlich relevante Emails nicht im Archiv erscheinen.

Über die reinen gesetzlichen Vorschriften hinaus gibt es aber noch andere gute Gründe, warum Emailarchivierung direkt für Sie nützlich sein kann.

• Über ein Webinterface können die eigenen archivierten Emails von Ihren Mitarbeitern recherchiert werden. Diese Volltextsuche ist um viele Größenordnungen schneller als die eingebauten Suchfunktionen etablierter Email – Clients und Server.
• Dem Mitarbeiter steht ein Archiv mit Informationen vieler Jahre zur Verfügung.
• Durch die zentrale Archivierung sind Sie in der Lage wertvollen Speicherplatz in Ihrem produktiven Mailserver zu sparen.
• Es besteht keine Gefahr mehr, dass ein Mitarbeiter versehentlich wichtige Emails löscht, die dann erst wieder aufwändig von einem Backup zurückgespielt werden müssen.