Email Disclaimer / Signaturserver

Die Email - Disclaimer - Funktion erlaubt es Ihnen automatisiert bestimmte Textinhalte an das Ende jeder Email, die Ihr Unternehmen über IPEX verlässt, anzuhängen. Dies ist vor allem vor dem Hintergrund der seit Anfang des Jahres 2007 geänderten Rechtslage, nach der neue formale Anforderungen für Geschäftsbriefe gelten, interessant. Siehe hierzu auch: >> heise online - Geschäftsbriefe per E-Mail: Vorsicht, Abmahnfalle.

Sie sollten die Verwantwortung zur Einhaltung solcher Vorschriften nicht in die Hände der einzelnen Mitarbeiter bzw. der Signaturfunktion des Emailclients legen. Schließlich stellen Sie für Ihre sonstige Korrespondenz auch Briefpapier zur Verfügung und überlassen es nicht den einzelnen Personen, welche formalen Angaben auf einem Schriftstück zu finden sind.

Einsatzgebiete:

• Die Einhaltung formaler Anforderungen für Geschäftsbriefe nach §37a im Handelsgesetzbuch, 80 Abs. 1 S. 1 im Aktiengesetz und 35a Abs. 1 S. 1 im GmbH Gesetz.
• Werbemaßnahmen.
• Angabe allgemeiner Firmeninformationen.
• NEU: Angabe individueller Kontaktinformationen.
• Anzeige eines Haftungsausschluss.
• Anzeige von Datenschutzerklärungen.

Auf vielfachen Wunsch haben wir diese Disclaimer - Funktion nun wesentlich erweitert und bieten Ihnen einen kompletten Signatur - Server an.

Features Signaturserver:

• Sie können bel. viele Texte definieren, die dann je nach Absendeadresse angehängt werden. Als Unterscheidungskriterium dient dabei beispielsweise der Domainname der Absendeadresse, oder die Gruppenzugehörigkeit des Absenders.
• Zusätzlich zu dem allgemeinen Textbaustein (mit allg. Firmeninformationen, Werbung etc.) können Sie nun individuelle, benutzerbezogene Text definieren. Diese können mit Variablen aus der lokalen Benutzerdatenbank, oder auch einer ADS gefüllt werden. Sinnvoll ist dies beispielsweise für Kontaktinformationen der einzelnen Mitarbeiter.
• Es kann sowohl ein Disclaimer - Text im "reinen" Textformat, als auch im HTML - Format mit erweiterten Formatierungsmöglichkeiten angegeben werden.

Ihre Vorteile:

• Zentrale Pflegbarkeit aller Email - Signaturen in Ihrem Netzwerk.
• Ein einheitliches Erscheinungsbild Ihrer Emails nach außen.
• Einfache Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
• Einfache Angabemöglichkeit für Werbung etc. in Ihren Emails.

Sprechen Sie uns an, wenn Sie am Einsatz des Signaturservers interessiert sind, ohne die komplette IPEX - Security - Suite verwenden zu wollen. Prinzipiell lässt sich die Software problemlos in alle gängigen, vorhandenen Emailsysteme integrieren.